Routines
Une routine est une instruction qu’un agent exécute selon un planning, qu’endue soit ouvert ou non.
Quand l’utiliser
Section intitulée « Quand l’utiliser »Quand la même demande revient : un récapitulatif matinal de la boîte de réception, un rapport du lundi, une vérification nocturne de quelque chose qui n’aurait pas dû changer. Si vous avez demandé trois fois la même chose à un agent, c’est une routine.
En créer une
Section intitulée « En créer une »Le plus simple est de demander. Dans une conversation avec l’agent, dites ce qui doit se passer et quand (« fais ça du lundi au vendredi à 8 h ») : il crée la routine, que vous pouvez ensuite vérifier.
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Commencez par mettre la tâche au point. Exécutez-la une fois à la main. Une routine répète tout ce que vous avez demandé, ambiguïtés comprises.
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Définissez le planning. Les routines suivent un planning récurrent, avec un fuseau horaire : du lundi au vendredi à 08:00 (Asia/Seoul), le premier du mois, toutes les quatre heures.
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Indiquez où va le résultat. Généralement dans un livrable, qui vous attendra avec une notification pointant vers lui.
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Surveillez les premières exécutions. L’écart entre ce que vous vouliez et ce que fait l’agent apparaît tout de suite, et c’est à ce moment-là qu’il coûte le moins cher à corriger.
Ce qui se passe à chaque exécution
Section intitulée « Ce qui se passe à chaque exécution »La routine se déclenche, l’agent exécute l’instruction comme si vous la lui aviez envoyée, et le résultat arrive dans endue. Vous recevez une notification quand elle se termine, et une autre si elle échoue : voir Notifications.
Une routine qui échoue à répétition est mise en pause, et endue vous prévient. C’est voulu : une routine défaillante qui réessaie toutes les heures pendant une semaine est pire qu’une routine qui s’arrête et le signale.
Personne n’est là pour approuver
Section intitulée « Personne n’est là pour approuver »C’est le point le plus important à comprendre sur le travail planifié.
Une exécution sans surveillance ne peut rien vous demander. Une action qui s’arrêterait normalement pour approbation (envoyer un e-mail, publier dans un canal, supprimer quelque chose) est refusée, pas mise en file d’attente.
Concevez vos routines en conséquence :
| Au lieu de | Demandez |
|---|---|
| « Envoie-moi le résumé par e-mail » | « Rédige le résumé sous forme de livrable » — la notification vous y mène |
| « Publie le récapitulatif sur Slack » | Un livrable que vous publiez vous-même après l’avoir lu |
| « Réponds à tout ce qui est urgent » | « Rédige des brouillons de réponse pour tout ce qui est urgent » — la rédaction de brouillons n’est pas soumise à approbation |
Il en va de même pour les questions : une routine qui a besoin d’une décision n’a personne à qui la demander. Rédigez donc une instruction assez précise pour s’en passer.
Gérer les routines
Section intitulée « Gérer les routines »Les routines sont listées par agent, et chacune a sa propre page avec son planning, son historique et les exécutions qu’elle a produites. Vous pouvez en suspendre, en modifier ou en annuler une à tout moment, et les agents peuvent lister et gérer leurs propres routines quand vous le leur demandez.
- Une exécution sans surveillance refuse les actions soumises à approbation. Il n’existe pas d’« approbation à l’avance ».
- Une routine appartient à un seul agent et porte une seule instruction.
- Des échecs répétés mettent la routine en pause au lieu de la relancer indéfiniment.
- Les routines s’exécutent sur les serveurs d’endue : elles n’ont accès à rien sur votre propre machine.